Por Luciana Paulise
Cómo gestiona su tiempo el líder demuestra cómo es su liderazgo, qué prioriza y cómo se
comunica con su gente. Una investigación del uso del tiempo del vice presidente de una compañía
demostró que dedicaba 44 horas semanales a ir a reuniones. Su gerente de IT, 35 horas, de las
cuales mandaba emails durante 85% de esas reuniones. La mayoría de los líderes encuestados tiene
el mismo problema, según una investigación de Harvard donde se demostró que pasaban 72% de su
tiempo en reuniones.
Y no sólo debe considerarse el tiempo real agendado de la reunión,
sino la preparación de cada uno de sus integrantes para la misma, las actividades posteriores y
el tiempo requerido para concentrarse en una tarea, luego de una interrupción. Y es que toma al
menos 15 minutos volver a ser productivos luego de una interrupción, y al menos 30 minutos
profundizar en un tema concreto para poder avanzar o tomar una decisión, debido a lo que se
llama “fragmentación del tiempo”. Ir a una reunión, contestar el teléfono, un email o ir al baño
son todas distracciones que pueden hacer que para tener una hora de trabajo productivo,
requerimos dos horas totales entre trabajo y preparación.
Algunos hábitos
improductivos de las reuniones
Las reuniones pueden sacar lo mejor, y
también lo peor de las personas. Esto depende mucho de la cultura de la empresa. Si lo normal es
que los líderes tomen el control de la reunión, o si los miembros del equipo tienen la
suficiente seguridad psicológica para opinar y sacar lo mejor de una reunión, puede cambiar
profundamente la gestión del tiempo, la productividad, el compromiso e incluso la capacidad de
innovación de una empresa. He aquí algunos malos hábitos muy comunes en las organizaciones
tradicionales:
-Los empleados no opinan, temiendo incomodar o contradecir a
líder.
-Se mantiene conversaciones paralelas, o se utiliza el teléfono o la computadora
mientras está en la reunión.
-En las reuniones el líder interrumpe a las personas o no
considera tópicos solicitados sin dar una explicación.
-No todas las personas son
invitadas a hablar. Si la reunión era de toma de decisiones y alguna persona no habló durante la
reunión, o no se promovieron las opiniones o esa persona no debería haber ido.
-El
estándar de las reuniones suele ser una hora, por lo que, para respetar ese tiempo asignado, se
tratan temas que podrían discutirse por separado con menos participantes.
-No se respeta
la agenda y algunos temas desvían la reunión del objetivo personal. En este caso la reunión no
se termina tiempo, o no se cumple el objetivo inicial.
-Se invita siempre al líder,
mientras que los empleados que les reportan, están en la línea de producción o que atienden a
los clientes casi no son llamados a participar reuniones. Esto hace que no se sientan escuchados
ni empoderados para participar.
Tips para hacer las reuniones más
efectivas
Los equipos, lo clientes, los proveedores, todos pelean por el
tiempo de los líderes. ¿Cómo podemos ser más efectivos con nuestro tiempo, para trabajar menos y
lograr más? Los siguientes tips pueden ayudar:
-Promover el aporte de ideas y comentarios
sinceros. Es esencial para generar seguridad psicológica y que nadie se sienta a la defensiva o
que no puede opinar, y sobre todo para promover la creatividad: ninguna idea es una mala
idea.
-Los problemas que surgen de las reuniones y son complejos o requieren una mayor
atención deben tratarse en reuniones separadas, y agregarse a la minuta para que no se
olviden.
-Preparar de antemano la agenda. Si son reuniones periódicas, la agenda debe
seguir siempre el mismo orden. Por ejemplo: status de los proyectos, obstáculos, ¿necesito
ayuda? y próximos pasos.
-Hacer la reunión siempre en el mismo horario, y empezar y
terminar a tiempo, no importa quien esté presente, para dar el ejemplo de lo que esperamos para
las siguientes reuniones
-Si la reunión es de 15 minutos, es mejor que sea en el lugar de
trabajo y no en una sala, y que se haga con todos parados. Según el libro The Age of Agile de
Stephen Denning, para mantener el foco en los temas a tratar y evitar el uso de computadoras,
teléfonos.
-Dedicar un momento específico del día para tener reuniones, y tenerlas todas
seguidas, para reducir la fragmentación del tiempo.
-Minimizar la cantidad de gente.
Cuanta mas gente hay, la reunión se vuelve más improductiva. Además, evita perder el tiempo de
quienes no deberían estar ahí. Tiene que estar sólo la gente que pueda aportar algo sobre el
tema, en caso que falte una aprobación puede contactarse aparte. Analizar la cantidad de gente
según el objetivo de la reunión: si es para tomar una decisión, mejor que no haya más de 8, para
una discusión puede ser recomendable hasta 20 personas. Si la reunión es informativa, no hay
límite, siempre que haya oradores desinados, y en todo caso se puede usar una herramienta online
para recopilar datos o preguntas.
-Revisar las reuniones de la semana y preguntarse: ¿Es
necesaria esta reunión? ¿Cuál es el objetivo? ¿Cuál es el rol de los asistentes? ¿Quizás puede,
en base a estas preguntas, cancelarse, hacerse online o reducir la cantidad de asistentes o
delegarse?.
-Tener un método definido para tomar decisiones en las reuniones, ya sea por
consenso, votación, u otro.
-Fomentar la confianza, autodisciplina y seguridad de los
empleados dándoles más oportunidades de elegir en qué reunión participar, cómo participar y cómo
actuar con responsabilidad cuando elige ser parte de una reunión.
-Aprovechar el uso de
las herramientas online y los afiches o pizarras para comunicar los resultados de una reunión,
solicitar feedback o distribuir responsabilidades
En las organizaciones ágiles y en los
grupos auto-gestionados, hay pocas reuniones, pero hay en todos los niveles o a niveles de los
equipos multidisciplinarios, y estas son breves, con objetivos claros. También a vece suele
haber reuniones adhoc si surge un problema en particular que requiere atención inmediata. Las
decisiones se toman en estas reuniones, por lo que es importante que estén quienes estén más
cerca del cliente.
