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Opinión

6 pasos para cumplir tus objetivos en 2018 (y empezar con el pie derecho)

Por Luciana Paulise


Ya han pasado los primero días del año. Estimo que habrá tratado de cerrar 2017 lo mejor posible y con muchos planes para el 2018. Es año par, así que le tengo mucha fe! Seguramente te preguntas si vas a conseguir todo lo que estás planeando, o te va a pasar lo mismo que en el 2017. Algunos dicen que si salís a dar la vuelta a la mañana con una valija en la mano, tenés más probabilidades de viajar en el año siguiente. Yo te propongo algo más que eso, un “reset + reorg” para ayudar a que la suerte esté de tu lado.

La acumulación de papeles, trabajos pendientes, archivos digitales y desorden general impacta notablemente en tu productividad y actitud frente al trabajo. Así que, para empezar con el pie derecho, te recomiendo que te guardes un par de días para reflexionar, eliminar lo que no te va a ser útil, y asegurarte que empezás como nuevo.  

1) Organizá:
antes de terminar el año, planificá tu primera semana del 2018. Utilizá una agenda o mejor aún, google calendar, que te permite agendar reuniones desde tu celular o tu laptop, podes compartirlo con tu equipo de trabajo o tu familia, y sincronizarlo con YoucanBookme para que tus clientes puedan verlo y agendarse reuniones ellos mismos. Asegurate de asignar en esa semana las siguientes actividades:

a) Trabajo diario:
Actividades fijas semanales y recurrentes: como reuniones de grupo, eventos, tareas como revisar documentos, escribir un blog o postear en las redes sociales. De esta forma te aseguras de tener tiempo para tu trabajo básico todas las semanas. Decidí de ante mano incluso hasta a qué hora te vas a levantar y a qué hora te vas a acostar. Cuando tengo clientes semanales por ejemplo, trato de asignarles siempre el mismo día y la misma hora, así ya me aseguro en mi calendario de poder cumplirles siempre. Antes de tener clientes nuevos, primero hay que cuidar como oro a los actuales.

b) Trabajo Estratégico:
Dejá un espacio para “pensamiento estratégico”, eso que sólo vos podés definir en tu empresa, como por ejemplo dónde querés estar en 5 años. Un medio día por semana al menos al principio para definir y monitorear tus objetivos a largo plazo, como pensar en potenciales clientes, revisar tu plan semanal y el desarrollo de nuevos productos.

c) Extras:
Por supuesto siempre va a haber nuevas reuniones, actividades extras y nuevos clientes, así que guárdate unas horas “buffer” para poder hacer lo extra sin tener que postponer el trabajo diario. En caso que no te quede lugar para extras, recomiendo revisar tus tareas diarias para delegar algunas a otra persona o contratar a un tercero. 

d) Relax:
Incluí también esas actividades que relegaste el año pasado (como gimnasio, yoga o visitas a amigos) que pueden ser útiles para mantener tu concentración y estado físico, o simplemente para relajar tu semana.

2) Eliminá lo innecesario:
Empezá el año fresco, con la mente despejada para poder cumplir tus objetivos diarios y estratégicos. Para eso “liberá” tu lugar de trabajo: tu escritorio, tu oficina, tu local. Guardate un espacio en tu agenda para observar a tu alrededor, el lugar donde pases más tiempo de tu vida, y empezá deshacerte seriamente de lo que no sirve: documentación ya paga o aprobada, ropa, insumos de más (¿estás seguro que necesitás 5 biromes azules sobre tu escritorio?). Incluso revisá tu computadora y tu teléfono, guardá en otro disco esas fotos de 2017 y dejá espacio para tus vacaciones 2018.  Reubicá lo que no corresponde, archivá aquellos que necesites más adelante, doná si ya no es de tu agrado o vendé.

3) Definí un esquema de limpieza periódica tanto física como digital:
que no haya nada de archivos en el escritorio de tu computadora, solo los que estén en proceso, que no haya archivos fuera de carpetas, o mails sin leer, vaciá las fotos y videos de tu celular todos los meses y tené a mano un disco externo para guardarlas y que nunca tengas problema de espacio. Definí claramente cómo limpiar tu lugar de trabajo, quién debe hacerlo, cuándo y con qué. No es una cuestión meramente estética, sino una forma de: evitar que papeles importantes queden en mal estado o perdidos; reducir los ácaros y las alergias; mantener en buen estado máquinas y aparatos que usas diariamente; y finalmente es una forma de  transformar tu espacio de trabajo en un lugar placentero tanto para vos, como tus empelados o tus clientes. Trabajá también en eliminar las fuentes de suciedad, como cajones con comida, ventanas abiertas, tinta de sellos y tazas y galletitas sin plato. 

4) Estandarizá:
Si tu primera semana ideal fue todo un éxito, ¿por qué no apostar a tener un año lleno de semanas ideales? Hacé el mismo proceso de organizar, eliminar y limpiar todas las semanas. Al principio puede ser que le dediques varias horas, quizás parezca que estás perdiendo el tiempo. Pero, por experiencia, una vez que es parte de tu rutina, vas a haber mejorado al 100% tu productividad, es decir, tu capacidad de cumplir objetivos. Lo que te funcionó esa semana, repetilo, repetilo y repetilo, o ajústalo hasta que sea ideal para vos. Definí un proceso óptimo para todo lo que tengas que hacer periódicamente, y estandarizalo, es decir, hacelo siempre igual, para que nunca quede atrasado o sin hacer. Ayudate con fotos, carteles, calendarios o colores para ordenar tus papales en el escritorio y en tu computadora. La ayuda visual es muy importante para que el cerebro sepa rápidamente que tiene que hacer primero. Si hay desorden, el cerebro sólo piensa en cómo eliminar el desorden y surge la frustración por no tener tiempo para hacerlo.  Por ejemplo, separá a tus clientes inactivos y poné a la vista los potenciales, asigná un espacio para trabajos pendientes, utilizá el calendario, una lista o Asana.com para recordarte que tareas tenés que completar cada día. Pintá tu calendario con distintos colores según el tipo de actividad y ponete recordatorios y alarmas si no te acostumbras a mirarlo. 

5) Automatizá:
un paso más luego de estandarizar es directamente automatizar. Cuanto más puedas reducir tu trabajo manual o el de tus empleados, es mejor para reducir la posibilidad de cometer errores y dedicar menos tiempo a tareas operativas. Por ejemplo, en vez de cargar manualmente tus egresos, hacelos siempre con tu tarjeta de crédito y bajalos automáticamente de tu cuenta. Muchos ERP como Quickbooks te permiten tomar esa información en pocos segundos. Cuando le envíes facturas a tus clientes, mandáselos con un link de pago directamente, o generá un mail modelo que ya incluya los datos de tu cuenta bancaria. Ofrecele a tus clientes la posibilidad de consumir tus productos o agendar reuniones con vos simplemente con un click desde tu página. Cuantos menos pasos en cada proceso, menos mails o respuestas de tu lado, más eficiente es tu día a día y más fácil se hace ganar dinero.

6) Monitoreá diariamente cómo van tus metas operativas, y mensualmente tus metas estratégicas:
nuevos clientes, nuevos negocios, nuevas ideas, ingresos y egresos. De nada sirve el primer paso de organizar si no revisás periódicamente el cumplimiento de esas tareas. Yo diariamente reviso si cumplí mis tareas diarias o las re-agendo si nos las cumplí, y al final del mes reviso si estoy acercándome a mis objetivos estratégicos o tengo que hacer cambios en mi agenda. Lo más importante de este último punto es tener la auto-disciplina de no dejar caer tu sistema de orden, de seguirlo a toda costa en todo momento.

Son 6 pasos, para una completa transformación de tu productividad no te saltees ninguno y vas a poder mejorar notablemente tu capacidad de cumplir objetivos, tareas y reuniones en 2018. Muchos éxitos!!


*Luciana Paulise, Directora de Biztorming Training & Consulting
www.biztorming.com.ar

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